ライティングスキル自己評価シート

読み手が誰か、文章の目的は何かを意識して書いている
最初に全体の構成を決めてから書いている
一文が長くなりすぎないように気をつけている
文章のタイトルやメールの件名から目的がわかるように書いている
文と文の繋がりを考えて書いている
重要な内容を先に書くようにしている
不要なことを書かないようにしている
文章を書いたら必ず見直してから提出している
発信日、宛先、発信者名を適切に入れて書いている
文章の読みやすさに配慮して書いている

1. ロジカルライティングxテクニカルライティング活用の基礎知識

文章がわかりにくい理由

一文が長く情報量が多い
読み手ではなく自分視点
ロジカルライティング、テクニカルライティングの技術を使っていない

「論理的」とは

読み手にとって筋道が通っていること。書き手ではなく。
なぜそうするのか、なぜ良いのかがわからないと人は動いてくれない

読み手は渡した相手だけとは限らない

目の前の相手に限らず誰が読み手となるのか意識する

目的ありき

文章を読んだ人にどうして欲しいのかを考える

書き出す前にロジックを組み立てる

いきなり書き始めると
- 説明の順番がおかしい
- 内容が重複
- 内容に漏れ
- 筋道が通っていないので読み手にとって分かりにくい
ロジックツリー
- トップは文章の主題
- 第二層は要点(3-4個以内)
- 第三層は要点を裏付ける事実

テクニカルライティング

技術的な情報を利用者にわかりやすく伝えるための文章技術
うまく書けばユーザーからの問い合わせ対応などのコストを削減できる
ユーザーマニュアルや取り扱い説明書など
読み手が知りたいことを見つけやすいよう、情報を整理して書く

ユーザマニュアルの構成例：

タイトル
機能の概要
手順説明
補足説明

2. わかりやすく簡潔な文章を書く

一文一義

人は一つの文に複数の内容が含まれると理解し辛い

文を長くしない

「〜が、」「〜ので」で文を繋がない
- 一番大事なことが最後にくるというのもわかりにくくなる一因
まず書いてみてから推敲するのが早く書くコツ

一文は50文字以内で

新聞などを参考にすると良い
短い文に必要な情報を含めるには文章力が問われる
簡潔な文章≠情報の少ない文
- 必要なことは漏らさず盛り込む

5W2Hを盛り込み、曖昧な文章にしない

「これは書かなくても知っているはず」は自分視点の考え方
短ければ良いという話ではなく、省いてはいけない点を意識して盛り込む
5W2H
- いつ
- どこで
- 誰が・誰に
- 何を
- 何故
- どのように
- いくらで

件名・タイトルから目的がわかるようにする

〜について、〜の件、といった書き方だと、タイトルだけでは何が伝えたいのか分からない
相手に取って欲しいアクションがあるなら要確認、要返信、依頼などとカッコつきで付けると良い
また、タイトルにキーワードを入れておくと後日検索するとか有用

接続詞の利用は最小限かつ効果的に

文の繋がりが分かれば、接続詞はなくても伝わるケースが多い
番号つきの箇条書きで書けば、「そして」「従って」などの接続詞はいらない

長くなりがちな文章を簡潔に仕上げるコツ

出だしが肝要
- 文章の冒頭部分では、件名やタイトルを受けて、文章全体で伝えたいことの概要を表現する
部長や役員などに向けた文章は、丁寧に書こうとして長くなりがち
- 時間のない忙しい相手だからこそ、簡潔に用件を伝える工夫を
文章は推敲すべし
- まずはドラフト、その後2回は見直す
- 最初は多めに書いて後で削ると良い
- 主なチェックポイント
  - 情報の漏れがないか
  - 文と文の繋がりは読みやすいか
  - 接続詞が効果的に使われているか
  - 件名やタイトルとずれていないか
時間を置いて見直すことも効果的
- 時間を置くことで、自分の文章を客観的に見られる

3. 読み手に伝わる文章を書く

最も重要な内容を先に書く

起承転結は NG
- 最後まで読まないと重要なことが伝わらないのはダメ
まず結論や答え。続いて経緯や理由、事実、補足説明

形容詞や名詞句ではなく動詞でズバリと書く

読み手に行動を促す文章では、状況説明ではなく動詞を使って書く

ex.「ソフトウェアアップデートにより、外部からの攻撃を受けるリスクが低下します」

→「ソフトウェアアップデートを実施して下さい。外部からの攻撃を防ぐことができます」

よく見られる婉曲表現「〜が必要です」
- だいたいが行動を促す動詞に置き換え可能
- 話し言葉では好まれることがあるが、書き言葉では明確な指示の方がよく伝わって親切

ex.「新しくサービスを利用するには、会員登録が必要です」

→「新しくサービスを利用する場合は、会員登録をして下さい」

二重否定に気をつける

結局のところ何をすべきか、何が言いたいのかがストレートに伝わらない
改善方法は主に二つ
- 前半も後半も肯定文に
- 前半は肯定文に、後半は別の表現に
典型パターン
- 「〜しないと〜ない」
- 「〜ないとは限らない」

ex.「セキュリティソフトを使わないと、攻撃を防げない」

→「セキュリティソフトを使うと、攻撃を防ぐことができる」

→「セキュリティソフトを使わないと、攻撃を受ける危険がある」

ex.「水洗いした場合、故障しないとは限りません」

→「水洗いはしないで下さい。故障する可能性があります」

受動態と能動態を使い分ける

主にマニュアルの類についての話。

読み手の操作とその結果は分けて書く
- 読み手がすべきこと…読み手が主語となる能動態
- その結果…受動態

ex.「アプリのアイコンがタップされるとアプリが起動し、ログイン画面を表示する」

→「アプリのアイコンをタップする。アプリが起動し、ログイン画面が表示される」

読み手を納得させるためには具体的な情報を

簡潔で読みやすいものの納得できない文章
→曖昧な書き方で具体性がないことが多い
特にトラブル対応の文章では、5W1Hを盛り込んで状況を整理する
アンチパターン「〜と思われます」
- 書き手の不確実な想像のように読め、読み手の不安を煽る
- 実際に推定段階である場合は、根拠となる情報を添える

「など」を多用しない

「など」…文章を曖昧にする語句の典型例
意志を明確に伝えるべきときに使うとネガティブな印象

ex.「私たちのチームでは、品質向上や不良品率の低下などを目標としている」

レビューを受けて分かりやすさを高める

第三者は、書き手が気付きにくい情報の過不足や誤字脱字、ロジックの矛盾に気付きやすい
レビュアーにとっても文章力を高める訓練になる

最後の文でしっかり締めくくる

まとめの文次第で読み手が受ける印象か変わる
特に障害報告などでは、こちらの誠意を伝え、信頼につながるような姿勢を示すエモーショナルな表現を

ex.「今回発生した障害の報告は以上です」

→「今回の障害では大変ご迷惑をおかけしました。急ぎ対応を進めるとともに、再発防止に努めます」

4. 読みやすさを高める文書フォーマット

ブロック化して要素を区切る

改行・空行
行頭のインデント
右揃えや中央揃え
→読み手が知りたい情報にアクセスしやすくなる

括弧は（）と「」を基本に

色々な種類の括弧を使い過ぎるとゴチャゴチャした印象に
「」：カギ括弧
- 固有名詞であることの明示
  - ex. 検索システム「スマートサーチ」を開発します
- 人が発言した内容
  - ex. 「最大10000人の顧客情報を管理したい」との要望がありました
- 特定の語句を強調
  - ex. 最初に「ランプ点灯の有無」を確認
（）：丸括弧
- 語句の言い換え
  - ex. 人工知能（AI）
- 製品の型番など
  - ex. Linux サーバ（CentOS 7）

フォントの使い分けのセオリー

明朝体
- 書き始めやはらいなどの部分で線の太さにメリハリがあり可読性が高い
- 本文に用いる
ゴシック
- 明朝体に比べて太く力強い
- 目立たせたい見出しに用いる

階層構造を数字や記号で表す

長い文章では、文を階層構造化する
見出しの行頭に■などの記号をつけると目立たせることができる
- 黒い面積が大きい記号を上位階層に置く（■ > ● > ○）

箇条書きを効果的に使う

情報量が多い場合は箇条書きで一覧性向上
マジックナンバー7：人が一度に把握できることは7つまで
→箇条書きの項目は7つ以内に抑える